Számla kötelező tartalmi elemei, számlázás szabályai

Forrás: http://www.naturasoft.hu/cikkek/szamla-kotelezo-tartalmi-elemei.php

Számla kötelező tartalmi elemei (2014)

A számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat az ÁFA törvény 169. §-a tartalmazza tételesen, viszont sokak számára nehezen értelmezhető jogi szövegkörnyezetben. Ezen az oldalon mindezt lefordítjuk hétköznapi nyelvre: 

Minden számlán az alábbi adatokat kötelező feltüntetni:
- számla kibocsátás kelte
- számla sorszáma, amely a számlát egyértelműen azonosítja
- számlakiállító neve, címe, adószáma
- vevő neve, címe 
- értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó egységára (adó nélküli értéke)
- számla nettó értéke (adó nélküli értéke)
- az ÁFA százaléka és értéke

Esetfüggő kötelező tartalmi elemek:
- "Kisadózó" szöveg feltüntetése, ha a számlakiállító KATA (kis adózók tételes adója) szerint adózik
- számlakiállító közösségi adószáma, amennyiben EU-n belül, adó felszámítása nélkül számláz
- vevő adószáma  (külföldi vevő esetén közösségi adószám), amennyiben fordított áfa-s számlát állít ki vagy ha EU-n belül, adó felszámítása nélkül számláz vagy amennyiben a számla ÁFA értéke eléri a 2 millió forintot és a számlát kiállító és a vevő is belföldi
- számla teljesítésének napja, amennyiben az eltér a számla kibocsátás keltétől
- alkalmazott árengedmény, amennyiben azt az egységár nem tartalmazza
- adómentesség esetén jogszabályi hivatkozás vagy más utalás (pl. ÁFA kulcs neve) arra, hogy az értékesített termék/szolgáltatás mentes az adó alól
- devizás számla esetén, az ÁFA értéke forintban átszámolva (akkor is, ha az 0 Ft), illetve az átszámításhoz alkalmazott árfolyam
- "pénzforgalmi elszámolás" kifejezés feltüntetése, ha az adóalany a pénzforgalmi adózási módot választotta
- "önszámlázás" kifejezés feltüntetése, ha a terméket/szolgáltatást nem az ügyletet teljesítő (szállító), hanem a terméket beszerző (vevő) állítja ki
- "fordított adózás" kifejezés feltüntetése fordított áfa-s számla esetén (amikor az értékesített termék/szolgáltatás után a vevő az adófizetésre kötelezett)
- EU-n belül, adó felszámítása nélkül értékesített új közlekedési eszközre vonatkozó technikai adatok (259. § 25. pont) 
- "különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák" kifejezés feltüntetése utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetén 
- "különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek" kifejezés feltüntetése használt ingóság értékesítése esetén
- "különbözet szerinti szabályozás - műalkotások" kifejezés feltüntetése műalkotás értékesítése esetén 
- "különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek" kifejezés feltüntetése gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetén 
- pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma, amennyiben a számlát a cég pénzügyi képviselője (pl. könyvelő) állította ki

Opcionálisan (nem kötelezően!) feltüntethető adatok:
- értékesített termék/szolgáltatás besorolási jelölése pl. VTSZ / SZJ / TESZOR szám, stb.
- fizetési mód
- fizetési határidő

Számlázás szabályai (2014)

A számlázásra vonatkozó szabályokat az ÁFA törvény X. fejezete taglalja részletesen, illetve a NAV minden évben közzé teszi honlapján a témával kapcsolatosösszefoglalót. Az alábbiakban a gyakorlatban leginkább jellemző számlázási szabályokat ismertetjük, különös tekintettel a számla kötelező tartalmi elemeihez és a számlázó programmal kiállított számlákhoz kapcsolódóan:

- Számla példányok: 2010.04.01-től a számlát nem kell példányszámozni, 2010.09.27-től pedig nem kell megkülönböztetni a számla eredeti- és másolati példányát. Számláin tehát NE tüntessen fel se példányszámozást, se a számla példányait megkülönböztető feliratokat! Amennyiben elavult számlázó programot használ, ami nem így működik, azonnal frissítse vagy cserélje le azt, illetve figyelmeztesse erre partnereit is, akik Ön felé elavult számlázó programmal számláznak! Jogszabályi háttér megtekintése >>

- Számla kelte: A számlán a számla keltének mindig annak a napnak kell lennie, amikor Ön a számlát kiállítja. A számla kelte elméleti esetben tehát sem múltbéli, sem jövőbeli dátum nem lehet. Sokan azonban tévhiteken alapulva trükköznek a számla kelte dátumozásánál és múltbéli időpontot adnak meg, pedig a számla keltének semmilyen jelentősége nincs, így teljesen felesleges ezzel bárkinek csalni. Könyvelés és ÁFA bevallás szempontjából a számla teljesítésének időpontja a mérvadó, ami pedig lehet múltbéli és jövőbeli dátum is. Amennyiben ez sem győzte meg, úgy jó ha tudja, hogy a számla szigorú számadású bizonylat, így a számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbbi kiállított számla keltének dátuma. 

- Számla sorszáma: Azonos cégnév alatt tilos azonos sorszámmal számlát kiállítani! Amennyiben Ön több számítógépen, egymástól teljesen függetlenül (nem hálózatba kötve) számítógéppel állítja ki számláit, úgy minden gépen/telephelyen állítsa be a számlázó programban a számla sorszámozása előtt feltüntetendő előtagot! (pl. egyik telephelyen A2014/00001, másik telephelyen B2014/00001). Az előtag beállításával tud arról gondoskodni, hogy a különböző gépeken/telephelyeken kiállított számlák külön tartományban kapják a sorszámot, így teljes biztonsággal elkerülheti, hogy azonos cégnév alatt azonos sorszámmal állítson ki számlát. A számla sorszáma bármilyen formátumú lehet (tehát még az évet sem kötelező tartalmaznia), lényeg, hogy cégen belül egyedileg azonosítsa a számlát.

- Számla módosítása:  Már kiállított (sorszámmal rendelkező) számla tartalmilag nem módosítható! Két lehetősége van a javításra: 1. A számla érvénytelenítéséhez állítson ki érvénytelenítő (storno) számlát, majd állítson ki egy új számlát a kívánt tartalommal, így összesen három számla keletkezik: rossz, rossz stornója, jó számla. 2. A számlát egy lépésből helyesbítheti, ha egy új (helyesbítő) számlát állít ki, ami tartalmilag hivatkozik az elrontott számlára, így összesen csak két számla keletkezik: rossz és a helyesbítő. További információk >>

- Számla aláírása: A számla aláírás és pecsét nélkül is érvényes! Ez a szabály teszi egyébként lehetővé azt is, hogy a számlát egyszerűen akár e-mailben is átküldheti a vevőnek, a vevő így kinyomtathatja azt, Ön pedig megspórolhatja a postaköltséget. További információk >>

- Előleg számlázása: 2004. májusában megszűnt az előleg számla, mint önálló bizonylat. Előleg számlázása esetén állítson ki egy hagyományos számlát, ahol az értékesített termék neve az legyen, hogy "Előleg" és közvetlen alatta a megjegyzésként tüntesse fel, hogy az előleget milyen termékkel/szolgáltatással kapcsolatban számlázta ki a vevő részére. További információk >>

- EU-s ügyfélnek történő számlázás ÁFA nélkül: Csak akkor számlázhat ÁFA felszámítása nélkül EU-s ügyfélnek, ha Ön is és a vevő is rendelkezik érvényes közösségi adószámmal! Ilyen számla esetén a számlán kötelező feltüntetni, az eladó és a vevő közösségi adószámát, az ÁFA értékét forintban átszámolva (akkor is, ha az 0 Ft), illetve az átszámításhoz alkalmazott árfolyamot. Amennyiben a külföldi vevő nem rendelkezik közösségi adószámmal, úgy az ÁFA-t mindenképp fel kell neki számítani, nem mentség az, hogy a vevő EU-s országba tartozik. További információk >>

- Számla nyelve: A számlát a magyar nyelven kívül bármilyen élő idegen nyelven is kiállíthatja, de ilyenkor javasolt a magyar fordítás feltüntetése (kétnyelvű számla). Az adóhatóság az angol, német vagy francia nyelven kiállított számlákat is elfogadja, de ha ettől eltérő idegen nyelvet használ, akkor egy ellenőrzés során kérhetik Öntől a számla fordítóiroda által elvégzett hiteles fordítását.

- Egyszerűsített számla: A számla egyszerűsített adattartalommal is kiállítható, de csak akkor, ha a gazdasági esemény a számla kiállításkor megvalósul (pl. készpénzes vagy bankkártyás fizetés esetén). Ilyenkor a számlán a bruttó végösszeget kell feltüntetni és az ÁFA összeg helyett a bruttó összeg ÁFA tartalmát kell százalékosan meghatározni (figyelem, ez nem egyenlő az alkalmazott ÁFA kulcs százalékával!). 

- Elektronikus számla: Papír használata nélkül is kiállíthat számlákat, de az ilyen elektronikus számlák esetében kötelező a számlákat minősített elektronikus aláírással ellátni vagy a számlákat egy speciális elektronikus adatcsere-rendszerben (EDI) létrehozni és továbbítani. Nagyon fontos, hogy az elektronikus számlázás alkalmazása esetén a vevő előzetes (jellemzően írásos) beleegyezése szükséges.
TIPP: Postaköltség nélküli számlázás elektronikus számlák nélkül >>

- NAV megfelelőségi nyilatkozat számlázó programhoz: A NAV nem vizsgál be egyetlen számlázó programot sem (mely konkrétan a NAV honlapján is szerepel információként), már csak azért sem, mert a számlázó programokból folyamatosan újabb és újabb verziók jelennek meg, így azon kívül, hogy ez nem tartozik az adóhatóság körébe, lehetetlen feladat is lenne. Éppen ezért a NAV a szoftverfejlesztőket arra kötelezi, hogy minden egyes eladott számlázó programhoz a vásárló nevére szóló megfelelőségi nyilatkozattal lásson el, ami szavatolja a program jogszabályoknak megfelelő működését. A vásárlónak külön nem kell lejelenteni a számlázó program vásárlását az adóhivatal felé.